Os 3 principais inimigos no gerenciamento de tempo e produtividade pessoal

Primeiro inimigo: Abraçar o Mundo

Uma coisa é certa, por melhor e mais bem intencionado que você seja, você não conseguirá fazer além de sua capacidade. Todos tem um limite e pegar mais coisas do que se da conta é a receita certa para o fracasso. Se você tem uma equipe de 10 pessoas e ela já esta no limite, não adianta pegar mais um projeto para agradar a diretoria, você conseguirá o efeito inverso pois se não aumentar a capacidade de sua equipe, o projeto certamente naufragará, e o responsável será você.
Um dos motivos para a necessidade de aumento da produtividade é quando se coloca tarefas que excedam sua capacidade, mas há um limite – como aquela história de 9 mulheres para fazer um filho em um mês.
Nesta hora, o mais importante é saber dizer não ao invés de aceitar tarefas que não agregam valor aos objetivos da empresa ou atrapalham o desempenho de outras mais importantes ou urgentes.
Vale lembrar que quando se tenta ir além de sua capacidade, consegue-se êxito no começo, todavia, logo inicia-se o período de insucesso (mais atividades do que se da conta) e isto resulta em cansaço, irritação e frustração.

Segundo inimigo: Não delegar atividades

Delegar é transferir a execução de alguma tarefa para outra pessoa. Mas, vale lembrar que a responsabilidade ainda é sua.
Saber delegar é uma habilidade importantíssima que os grandes líderes fazem com maestria. A comunicação é essencial, e alguns pontos de atenção são:

• Quem delega deve ter consciência de que a responsabilidade ainda é dele.
• Quem recebe a delegação deve garantir que entendeu o que deve ser feito
• Quem recebe a delegação deve entender que compartilha a responsabilidade
• Quem recebe a delegação também deve receber o poder e autoridade para para tomar as ações necessárias para executá-la.
• Delega-se atividades a pessoas com capacidade para executa-las.

Um problema que acontece frequentemente é a delegação parcial, nestes casos você não delegou nada e acabou retendo para si a tarefa.

Terceiro inimigo: Ser o faz tudo.

Aqui temos um ponto de reflexão: Até onde é bom conhecer um pouco de tudo e não ser especialista em nada?
Para a área de TI constantemente deparamos com aquela pessoa que diz que conhece .net, conhece java, conhece asp e quando você pede para fazer um programinha simples de CRUD ele não consegue.
Não há nada errado em conhecer um pouco de tudo, pelo contrário, isso é bom, todavia, deve-se especializar em alguma coisa, ter domínio real de algum assunto.
Vamos a um exemplo: O que é mais importante para um gerente de projetos? 3 anos de experiência com gestão ou 8 anos de experiência com Java?
Assim, se você é o gerente do projeto conhece Java e tem uma tarefa em Java, passe para um programador Java pois além de não ser sua função, ele a realizará com mais qualidade e rapidez.
Enfim, conhecendo e tratando estes 3 inimigos, você e sua equipe serão mais produtivos.

http://www.blogcmmi.com.br